Datos de salud e inteligencia artificial: qué hacemos con los datos de tu clínica
Esta página explica qué pasa con los datos de tus pacientes cuando un agente de inteligencia artificial (IA) de AimoovaClinic atiende en tu clínica. Es para dueños, gerentes y responsables de protección de datos de clínicas privadas, también dentales. Contesta, uno por uno, los diez puntos que deberías exigir a cualquier proveedor.
- Firmamos contrato de encargado de tratamiento
- El agente no diagnostica, no receta y no valora síntomas
- Grabar las llamadas es decisión de la clínica
Contrato, datos y entrenamiento
Los tres primeros puntos de los diez.
1. Contrato de encargado y lista de proveedores
Firmamos contrato de encargado de tratamiento con la clínica. Encargado es quien trata datos por cuenta de otro: tu clínica decide para qué se usan y nosotros seguimos sus instrucciones. Los proveedores de los que nos servimos se llaman subencargados. Según lo que se monte en cada clínica, son estos: alojamiento en Hetzner y Hostinger, en Alemania; modelos de IA de proveedores como OpenAI o Google; voz con ElevenLabs; WhatsApp con Meta, por la vía oficial; y correo con Google Workspace o Amazon SES. La lista exacta de tu clínica va en el contrato.
2. Dónde están los datos
La plataforma y la web están en servidores de Alemania, dentro de la Unión Europea. Algunos proveedores de IA, voz y mensajería pueden tratar datos fuera de la Unión Europea. Cuando pasa, se hace con las garantías del Reglamento General de Protección de Datos: una decisión de adecuación o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. El contrato lo indica proveedor por proveedor.
3. Entrenamiento con tus conversaciones
El agente trabaja con la información que le da tu clínica: tratamientos, horarios, precios aproximados y reglas. No usamos las conversaciones de tu clínica para entrenar modelos de IA. Contratamos los modelos con condiciones en las que el proveedor no entrena con esos datos, y lo comprobamos en cada proyecto.
Aviso, agenda y paso a una persona
4. Aviso de que habla una IA. El agente avisa de que es una inteligencia artificial. En el teléfono lo dice en su primera frase.
5. Conexión con tu agenda. Conectamos con Google Calendar y Outlook. Con tu programa de gestión, como Dentalink u otro, estudiamos la conexión a medida si permite conectarse por API, y comprobamos con tu clínica qué operaciones permite. Si no se puede conectar, el agente recoge la solicitud y recepción la confirma.
6. Paso a una persona. El agente pasa a una persona cuando alguien lo pide y cuando la pregunta se sale de sus reglas. Recepción ve las conversaciones y puede entrar en cualquiera. También puedes apagar el agente canal por canal.
WhatsApp y grabaciones
7. WhatsApp por la vía oficial
Conectamos WhatsApp por la vía oficial, con la cuenta de tu clínica. En clínicas no usamos la conexión por código QR. El agente no pregunta por síntomas en WhatsApp. Los recordatorios llevan solo fecha, hora y clínica, y la conversación tiene una salida a una persona. Los mensajes que inicia la clínica usan plantillas aprobadas por Meta y solo llegan a quien ha aceptado recibirlos, como pide la política de WhatsApp Business.
8. Grabaciones y transcripciones
Grabar las llamadas o no es decisión de la clínica. Si se graban, el agente lo avisa al empezar. Acordamos qué se graba, qué se transcribe y quién puede verlo. El plazo de conservación lo fija tu clínica en el contrato y, al cumplirse, se borran.
9. Lo que el agente no hace
No diagnostica, no receta y no valora síntomas. Si alguien describe un síntoma o pide un consejo, pasa a una persona de la clínica. Si alguien habla de dolor o de una urgencia, da siempre el mismo mensaje: el contacto de la clínica y el 112. Estamos preparando una clínica ficticia para que puedas comprobar esos límites con un ejemplo inventado.
10. Si cambias de proveedor
El contrato de encargado fija qué pasa con los datos cuando termina el servicio: si se devuelven a la clínica o si se suprimen. Puedes pedir tus contactos y tus conversaciones en un formato estándar, como CSV, o que los borremos. El formato y el plazo se fijan en el contrato.
Lo que sigue en manos de tu clínica
Tu clínica sigue informando a sus pacientes y decide para qué se usan sus datos. También decide con qué base legal se hace el seguimiento de presupuestos o el aviso de revisiones. Nuestros agentes solo envían esos mensajes a quien haya aceptado recibirlos. La clínica recoge el consentimiento y la plataforma lo guarda en la ficha. La guía sobre si un bot es legal en tu clínica resume las normas y enlaza a las fuentes oficiales.
Preguntas frecuentes
¿Quién responde de los datos en una clínica dental que usa un agente de IA?
La clínica dental es la responsable del tratamiento, porque decide para qué se usan los datos. AimoovaClinic actúa como encargado y firma contrato con ella. El RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos, reparte obligaciones según ese papel, y tu asesor de protección de datos debería revisar el reparto.
¿Puede una clínica usar WhatsApp sin problemas de protección de datos?
Depende de cómo lo use. La guía de la AEPD para profesionales del sector sanitario admite usar el teléfono del paciente para recordarle una cita, si el mensaje le llega solo a él. También pide a la clínica que ofrezca siempre otro medio de comunicación. Y advierte de que estas aplicaciones pueden no ser aconsejables para datos sensibles.
¿La inteligencia artificial ve la historia clínica de mis pacientes?
No le damos acceso a la historia clínica. El agente trabaja con la información que nos da la clínica y con los huecos de la agenda. La historia clínica sigue en tu programa de gestión.
¿Qué pasa si un paciente cuenta un síntoma al agente?
El agente no lo valora y pasa la conversación a una persona de la clínica. Lo que el paciente ha escrito o dicho queda en esa conversación, con el plazo de conservación que fije tu clínica en el contrato.
¿Mi clínica necesita una evaluación de impacto?
Tu clínica debe valorarlo con su asesor. Según la guía de la AEPD para profesionales del sector sanitario, es obligatoria cuando el tratamiento supone un alto riesgo para las personas. Nosotros aportamos la información del servicio para esa valoración.
¿Recibo todo esto por escrito antes de empezar?
Sí. Antes de empezar recibes una propuesta cerrada por escrito y el contrato de encargado de tratamiento, para que los revise tu asesor.