Automatización para clínicas: recordatorios, avisos y datos que se mueven solos
Una automatización ejecuta una tarea cuando se cumple una condición: alguien confirma una cita, rellena un formulario o deja un presupuesto sin respuesta durante los días acordados. En AimoovaClinic preparamos las de tu clínica a medida, con inteligencia artificial (IA) cuando hace falta. Con tu agenda conectada, recepción copia menos datos de un sitio a otro. Si tu programa no se puede conectar, recepción pasa esos datos a mano.
- Recepción puede ver y parar las automatizaciones
- Lo probamos con datos ficticios
- Nada clínico se automatiza
Lo que recepción hace a mano
Recepción atiende a quien tiene delante, al teléfono y al WhatsApp a la vez. Entre medias llama para recordar citas, copia a la agenda los datos de un formulario y apunta en una hoja quién pidió presupuesto. Si hay un hueco libre porque alguien cancela, hay que acordarse de a quién ofrecérselo.
Son tareas pequeñas y repetidas, y con recepción desbordada alguna se escapa.
Qué automatizamos en una clínica
Recordatorios y confirmaciones de cita
Un mensaje de WhatsApp antes de la cita, con la opción de confirmar o cancelar. Si el paciente cancela, el hueco puede ofrecerse a la lista de espera. El mensaje se prepara con la fecha, la hora y la clínica, y revisamos la plantilla contigo.
Aviso a quien corresponde
Cuando entra una consulta por un anuncio, sale un aviso al responsable. Cuando alguien pide hablar con una persona, el aviso llega a recepción con el resumen. Cuando una conversación lleva tiempo sin respuesta, también.
Formularios que llegan a donde deben
Quien rellena el formulario de tu web o de un anuncio de Meta o Google entra en la ficha de contacto, con el origen. Con la conexión hecha, no hay que copiar nada a mano.
Agenda y hoja de cálculo al día
Los datos de las citas y de los contactos pasan a la agenda y a la hoja que ya usa tu equipo cuando existe una conexión compatible. Conectamos con Google Calendar y Outlook, y estudiamos a medida tu programa de gestión, como Dentalink, si permite conectarse por API, y comprobamos con tu clínica qué operaciones permite cada una. Con otro programa, comprobamos qué permite; si no se puede conectar, recepción pasa los datos a mano.
Presupuestos con responsable
Al entregar un presupuesto se crea una tarea con responsable y fecha. Tú decides a los cuántos días salta el aviso, y el agente de presupuestos puede recordarlo a quien haya aceptado ese seguimiento.
Revisiones
Un aviso a los pacientes a los que les toca revisión, solo si han dado su consentimiento.
Reseñas de Google
Tras la visita, un mensaje de agradecimiento con el enlace para dejar una reseña. Se envía a quien haya dado su consentimiento.
Un informe para el dueño
Un resumen periódico de quién escribió, por dónde, cuánto se tardó en contestar, qué entró fuera de horario y, cuando se puede identificar, de qué anuncio venía. El informe llega hasta la primera visita, que recepción marca en la ficha.
Recepción ve y puede parar cada una
Las fichas y los informes se ven en AimoovaClinic Hub. Recepción puede ver y parar las automatizaciones.
- Conectamos con Google Calendar y Outlook, y estudiamos a medida tu programa de gestión, como Dentalink, si permite conectarse por API; comprobamos con tu clínica qué operaciones permite cada una.
- Con otro programa, comprobamos qué permite.
Cómo preparamos una automatización
Miramos qué haces hoy
Pasamos un rato con recepción para ver qué tareas se repiten y dónde se pierde algo.
Decidimos qué se automatiza
No todo compensa. Si una tarea necesita criterio, se queda en manos de una persona. Te decimos cuáles automatizar primero.
Lo probamos con datos ficticios
Antes de que toque un contacto real, comprobamos que cada aviso sale cuando tiene que salir y a quien tiene que llegar.
Lo revisamos en marcha
Miramos qué avisos salieron y corregimos lo que no encaje.
Antes de empezar recibes una propuesta cerrada por escrito. Entre 250 y 10.000 € por proyecto, según el alcance. Importe estimado, sin IVA. La propuesta indica si incluye mantenimiento.
Lo que no se automatiza
Una automatización no diagnostica ni decide nada clínico. Los avisos de presupuestos, revisiones y reseñas se preparan para quien ha aceptado recibirlos, y lo comprobamos en cada proyecto. Recepción puede ver y parar las automatizaciones. Si quieres que tu equipo sepa revisar y ajustar estos avisos, tienes la formación en IA.
Preguntas frecuentes
¿Qué se puede automatizar en una clínica?
Recordatorios y confirmaciones de cita, avisos al equipo, la entrada de formularios en la ficha de contacto, la actualización de la agenda y de hojas de cálculo, el seguimiento de presupuestos y los avisos de revisión. Las tareas que necesitan criterio clínico no se automatizan.
¿Cómo funcionan los recordatorios de cita por WhatsApp?
Antes de la cita sale un mensaje con la fecha, la hora y la clínica, y el paciente puede confirmar o cancelar. Si cancela, el hueco puede ofrecerse a la lista de espera. La plantilla se prepara sin el motivo de la visita y se revisa contigo. Coste de los recordatorios: a consultar.
¿Tengo que cambiar de programa de gestión?
No. Con qué programas conectamos y qué pasa si el tuyo no se puede conectar está en la página de programas.
¿Necesito saber de tecnología?
No. Tú nos cuentas qué haces hoy y nosotros lo preparamos. Recepción solo tiene que saber qué avisos le van a llegar.
¿En qué se diferencia una automatización de un agente de IA?
Una automatización sigue una regla fija: si pasa esto, haz aquello. Un agente conversa con el paciente y decide qué contestar con la información de la clínica. Muchas veces se usan juntos.
¿Quién ve los datos de los pacientes?
Los ve el equipo que tú decidas, dentro de la ficha. Firmamos contrato de encargado de tratamiento con la clínica. El detalle está en la página de datos de salud.